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秘書の仕事内容

秘書の仕事内容

電話応対、来客対応、文書作成、スケジュール管理など、上司の仕事に関する日常的に発生する庶務事項全般を、すべて担当します。訪問先に手みやげを持参する際、その時の目的に最もふさわしい品物を選択するなどの、業務をこなす技術だけではない、こまやかな心配りも大切になります。秘書の仕事はかつては上司から言われたことを処理することが主な業務でしたが、そこから進歩して、上司と同じ目線で仕事に当たるビジネスパートナーとしての役割が、今後は求められるようになっていきそうです。

おもてなし

来客と上司の間をつなぐ仕事は、秘書の最重要業務のひとつです。受付から上司が待つ応接室などへの案内、来客を席に着かせてお茶を出すまでのすべてを、上司に代わって秘書が担当します。来客にとって、秘書は最初に会う企業関係者です。秘書は来客にとって、訪れた企業の印象を左右する顔なのです。だから、あいさつ、名刺の受け渡し、案内の仕方なども含めた来客へのおもてなし(接遇)が大切になります。上司や会社の品格を落とさないように、マナーには十分に気を払うことが求められます。

文書作成

社内外で必要になるさまざまな文書の作成も秘書の仕事です。文書には種類に応じた既定の型があるので、それに沿った形で作成しなければなりません。また、会議などで用いる資料作成も行います。資料作成にはワード、エクセル、パワーポイントなどを使いこなすパソコンスキルの習熟が必要です。上司から「このグラフ直して」などと言われたときに、即座に対応できなければいけません。お礼や慶弔のはがきや手紙を上司に代わって作り、郵送するのも秘書がします。上司の指示がなくても、適切な頃合いに送らなければなりません。そして、送った後は上司にひとこと、「お送りしておきました」と報告することが、秘書の仕事には大切です。メール文書への対応も併せて行います。

スケジュール管理

上司の日々の仕事が円滑に進むためには、的確なスケジュール管理が必須で、秘書が担う重要な役割です。正確性が一番に求められ、ダブルブッキングなどはもってのほかです。アポイントとアポイントの間の時間の組み方には特に注意が必要です。例えば13時と14時にアポイントが入っている場合、前のアポイントを13時45分までに終わらせないと、その次からのアポイントが、時間が押してうまく回らなくなることもあります。適度な余裕のあるスケジュールが基本です。

電話対応など

社内外から上司にかかってきた電話に、最初に出るのは秘書です。電話対応で最も心がけるべきは、言葉遣いです。特に場に応じた、美しく正しい敬語の使い方が求められます。社外からの電話対応は、繰り返しになりますが、かけてきた相手にとっては、その会社の印象を左右する大きな要素です。失礼のないように、不快感を与えないように気を配ります。電話だけでなく、顔を合わせたときの対応でも同様に、的確な言葉遣いと立ち居振る舞いが大切です。細部までこだわった対応をして、相手に安心感を与られるのが、よい秘書と言えます。

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