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秘書の求められる人物は?適性を知る

秘書の求められる人物は?適性を知る

秘書は上司が業務に専念できるよう、周辺で発生するすべての庶務全般をこなさなければなりません。電話対応・メールの処理・文書作成と管理・スケジュール管理など扱う仕事の幅は広く、それらを的確にスピーディーにこなす事務処理能力は必須です。特にパソコンスキルは大切です。また、上司の指示を正しく理解し、行動するために、ビジネス関連の知識やビジネス用語を身につけておくことも求められます。

思いやりの心とマナー

秘書はさまざまな人と接して、上司との間に立ち、必要となるもろもろの仕事をする職業です。お互いが求めていることを、それぞれの立場や気持ちになってしっかりと汲み取らなければなりません。常に思いやりの心をもって接することが大切です。また、社内外で人と接する際に、相手に嫌な思いをさせたり、不快感を与えないしっかりとしたマナーも必須です。

几帳面さ・注意深さ

文書作成やスケジュール管理など、秘書の仕事は間違いが許されないものばかりです。ミスをしない注意深さ、几帳面さが求められます。また、複数の仕事を同時進行的にこなさなければならない場面も多々あります。このような場合、重なった仕事を滞りなく効率よくこなすために、ケースバイケースの適切な対応策や段取りを、正確に覚えておくことも大切。仕事をうまくこなす器用さも必要になります。

さまざまな知識と教養

上司の言葉は間違いなく理解し、行動することが求められます。自分が働いている業界の基礎知識や頻出するビジネス用語は正確に知っておくべきです。社内の他部署とのやり取りも出てくるので、社内組織はどうなっているのか把握しておくことも必要です。また、上司や来客者と会話する場面もあるので、その時々のトピックスや話題に関して、新聞・雑誌・TVなどで情報取集をして、対応できる知識や教養を得ておくといいでしょう。

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