入学書類や願書の送付は大丈夫!? 大切な書類を送る前にチェックしたい郵便知識

大学・専門学校の入試や入学時に、必ず出さなければならない願書や入学書類。
 
 
とても大切な書類だけに、慌てず間違いなく送るにはどうしたらいいの?と不安に思う高校生も多いはず。
 
 
そこで、大事な書類を送るときに知っておきたい「郵便豆知識」を紹介しよう!
 


 

 

入学書類や願書の「締切日」は絶対守ろう!

当たり前と思うかもしれないけれど「締切日」を守ることは大前提。
 
実は書類の送付で多い失敗に「締め切り遅れ」がある。
 
1日くらい遅れても…とか、合格している学校だし…という甘い考えはNG!
 
「締切日」ギリギリになってしまうと焦りが出てしまい、記入漏れなども起こりやすくなってしまう。
 
まずはきちんと「締切日」を確認して、それまでに送ることが大切。
 
願書や入学書類を郵送する方法

※締切ギリギリにならないように注意しよう!

 

入学書類や願書にある「必着」と「当日消印有効」の違いって?

「締切日」の確認とともに注意したいのが、「必着」なのか、または「当日消印有効」なのか、ということ。
 
「必着」の場合は、その期日までに送り先に郵便物が届いていなければいけない。
 
一方、「当日消印有効」は、期日までに送り先に郵便物が届いていなくても、配達受付の「消印」が期日内に押されていればOKというもの。
 
よくある失敗は、「必着」を「当日消印有効」と勘違いしてしまうケース。
 
送り先がどちらを指定しているのか、前もってしっかりと確認しよう。
 
また、郵便物は近所であれば発送から1~2日で到着するが、遠方の場合や天候、郵便物の混雑状況などによっては遅れるケースもある。
 
発送元から到着先までのお届け日数は郵便局のHPから確認できるが、万が一の事態を避けるため、早めに出すのが正解!
 
「当日消印有効」のものを、ポストに入れる場合も要注意。
 
もしその日の集荷が終わってしまっていたら、「消印」は翌日になってしまう。
 
一番確実なのは郵便局の窓口にもっていくこと。
 
願書や入学書類を郵送する方法

※「必着」と「当日消印有効」を間違えないようにしよう!

 

入学書類や願書を送るときの方法は?

書類を送るとき、郵便局でもさまざまな方法がある。
 
多くの場合、学校があらかじめ送付方法を指定しているので、まずはどんな方法で送るべきかを確認しよう。
 
通常、入学書類など重要な書類の場合は「書留」で送るのが基本。
 
「書留」で郵便物を送ると、引き受けから配達までの送達過程を記録してくれる。
 
追跡サービスが利用できるので、郵便物が今どの辺りにあるのか、到着したのかなど、配達状況を調べることができる。
 
万一、郵便物が破損・紛失してしまった場合は、実損額の補償もあるので安心だ。
 
願書や入学書類を郵送する方法

※「必着」と「当日消印有効」を間違えないようにしよう!

 

「書留」にはどんな種類がある?

「書留」といっても、「一般書留」「現金書留」「簡易書留」と3種類ある。
 

「一般書留」:引き受けから配達までの送達過程が記録され、郵便物等の破損・紛失などがあった場合に実損額が賠償される。
 
「現金書留」:現金を送る場合専用の書留。
 
「簡易書留」:「一般書留」に比べて料金が割安。万一の場合、原則として5万円までの実損額が賠償される。

「書留」の種類によって、基本運賃に加算されるオプション料金や損害要償額の違いはあるが、送達過程の記録など基本のサービスに大きな違いはないため、願書や入学書類の場合は「簡易書留」で送ろう。
 
急ぎの場合は「速達・簡易書留」を利用すると、速達分の料金はかかってしまうが、より早く安全・安心に書類を送ることができる。
 
願書や入学書類を郵送する方法

※「書留」は大きく3種類ある!

 

入学書類や願書を「速達」で送るには?

「速達」はその名のとおり、通常の郵便よりも早くお届けしてくれる便利なサービス。
 
送り方としては特に郵便局に行く必要もなく、郵便物に自分で「速達」と書くか、スタンプを押すなどして指定の金額の切手を貼り、ポストに入れればOK。
 
実際の料金については、後述の料金表を参考にしよう。
 
また、「速達」と文字で書かなくても、縦長の郵便物なら表面の右上部に、横長の郵便物なら右側部に『赤い線』を表示しておくと、「速達」と判断して配送してくれる。
 
ただし集配時間によっては普通郵便とあまり変わらなかったりするので、到着日・時間などが気になる人は郵便局の窓口で聞いたうえで、「速達」で送るか「普通」で送るかを判断するといいだろう。
 
願書や入学書類を郵送する方法

※郵便物に「速達」と書くかスタンプを押して、必要な切手を貼ればOK

 

願書や入学書類が締め切りギリギリ!そんなときのテクニック

うっかり締め切り直前になってしまった!
 
そんなときでも慌てずに。
 
通常、郵便局の営業時間は17時まで。
 
最寄りの郵便局の窓口が閉まってしまったという場合でも、大きな郵便局によっては24時間対応の「ゆうゆう窓口」を設置しているところがある。
 
「ゆうゆう窓口」の場合、深夜24時ギリギリでも当日の消印を押してくれる。
 
「当日消印有効」の書類を送る際、覚えておくと役立つ知識だ。
 
「ゆうパック」ならば日付と時間指定が可能。
 
エリアは限られるが、都内から都内など近くに送る場合は、当日に届けることができる郵便サービスもある。
 
また、都市部なら土日祝日を含めて24時間営業しているところもあるので、急いでいる場合は郵便局HPの最寄りのゆうゆう窓口のページから調べてみよう。
 

「速達」&「書留」の料金は?

「速達」や「書留」を利用する場合は、郵便物や荷物の運賃にオプションサービスとしての料金が加算される。
 
郵便物(手紙・はがき)を「速達」で送る場合は、重さに応じて料金が加算される。

250gまで:基本料金に+280円
1kgまで :基本料金に+380円
4kgまで :基本料金に+650円

基本料金については定形郵便か定形外郵便かなどによっても変わってくるので、基本料金を知りたい場合は郵便局HPの料金表ページで確認できる。
 
郵便物(手紙・はがき)を「書留」で送る場合は、

「現金書留」:基本運賃に+430円
「一般書留」:基本運賃に+430円
「簡易書留」:基本運賃に+310円

「書留」の種類によって加算料金が違う。
 
また、「書留」の場合は、

「現金書留」:損害要償額1万円まで、さらに5000円ごとに+10円(上限50万円)
「一般書留」:損害要償額10万円まで、さらに5万円ごとに+21円(上限500万円)
「簡易書留」:損害要償額5万円まで

など、損害要償額の違いも確認しておきたい。
 
願書や入学書類を郵送する方法

※速達の料金は重さに応じて変わる

 

願書や入学書類を郵送ではなく学校に直接持参してもOK?

提出先が家から近い場合、わざわざ郵便で送らなくても、直接持参したほうが早いし確実なのでは?と思うかもしれない。
 
しかし、校舎や事務所とは別の受け取り場所が指定されている場合や、郵便局などにある郵便受け(私書箱)が指定されているなど、そもそも送付先がキャンパスとは限らない場合もある。
 
持参は基本的にはNGなところがほとんどだと思っておいたほうがいいだろう。
 
また、「出願締切日」を過ぎてしまった場合でも、直接学校に持参することで受理してもらえそうな気がしてしまうが、これもNG。
 
余裕をもって郵送で送ろう。
 
WEB出願(インターネット出願)や入学手続きのIT化も増えてきてはいるが、まだまだ郵便で送るケースが多い願書や入学書類。
 
きちんと案内を読みさえすれば間違わないことなので、しっかりと着実に手続きを進めよう。
 
願書や入学書類を郵送する方法

※願書や入学書類は郵送で送ろう!

 
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