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イベントプランナーの仕事内容

イベントプランナーの仕事内容

大量の情報に囲まれて過ごす現代人にとって、自分に有益な情報をピンポイントにみつけることは非常に難しいことです。ひとつの情報がもつ価値も相対的に軽くなり、昔のようにCMや新聞・雑誌に広告を出せばそれだけで商品が売れるというしくみは崩れました。
だからこそ、生活者本人が見たり聞いたり触れたりできる“体験”=「イベント」がクライアントと生活者を密接につなぐ装置として再評価されています。
イベント参加者は、一体感とともに、イベント体験を通じて、ブランドへの理解や好感をもちます。そうした人々の新しい出会い、新しい感情、驚きや発見や感動が生まれる空間・場をクリエイトし、それによって生活者の行動や思考を変えていくことが、イベントプランナーの仕事であり、ゴール地点だといえます。

イベントの種類はさまざま

世の中には多種多様なイベントがあり、どんなイベントを企画するのかによってイベントプランナーの仕事内容は大きく変わってきます。ここではまず、イベントを大きくジャンル分けし、それぞれの特徴とイベントプランナーが担う役割を紹介します。

企業イベント

「自社商品・店舗・サービスを世間に広く知ってもらいたい」「自社の社会的イメージやブランド力を高めたい」といった要望をもつ企業(クライアント)からの依頼を受け、その目的を達成するために企画・実施されるイベントです。
新製品発表会やモーターショーといった展示会のほか、試乗会、商品デモンストレーション・商品サンプリングを軸にしたイベント、レセプションパーティ、店舗のオープニングセレモニーなどがあります。
例えば、ある自動車会社のイベントを見てみましょう。富士スピードウェイや鈴鹿サーキットなど全国各地を舞台にキャラバン形式でおこなわれるそのイベントは、コンセプトカー展示&搭乗体験、モータースポーツ車両展示、ミニサーキットでのエンジン付きカート体験、プロインストラクターがレクチャーする運転体験、レーシングシミュレーター、ドライバートークショー、子ども向けのなりきりコスチューム体験などの企画が用意されており、“乗る・見る・体験する”を通して、車の魅力や特徴、運転やモータースポーツの楽しさを知ることができるしかけが随所に散りばめられています。
こういった一連のしかけを考えることこそが、イベントプランナーの仕事です。
また、企業イベントでは、ドームなどを貸し切っておこなわれるような大手企業の社内表彰イベントや株主総会などを担当するケースもあります。

興業イベント

入場チケットを販売し、そのチケット収入で利益を得ることを目的したイベントを興業イベントと言います。
最近人気があるイベントでは、音楽フェスティバルやグルメ博、『東京ガールズコレクション』などが挙げられるでしょうか。音楽フェスティバルであればライブ、グルメ博であれば飲食店を集めての料理提供、『東京ガールズコレクション』であればモデルによるランウェイがメインコンテンツになりますが、より多くの集客を見込むため、+αのコンテンツを考えるのがイベントプランナーの役割です。
例えば音楽フェスティバルでは、全国各地の料理が食べられる屋台村をつくったり、子どもが遊べるプレイスペースを用意したり、ワークショップを開催したりと、音楽以外にもその場所でしかできない体験を提供します。

スポーツイベント

オリンピック・国体・インターハイなどのほか、スポーツの楽しさを体験することを目的にしたイベントでも、イベントプランナーのアイデアが求められています。
昨今ではマラソンやランニングがブームになっていますが、ただ走るだけでなく、泡まみれになって走る『バブルラン』、光と音で彩られたコースを光るグッズを身につけて走る『エレクトリックラン』、水鉄砲ゾーンや水風船ゾーンがある『ウォーターラン』、参加者全員がウォーリーを探せのコスプレをして走る『ウォーリーラン』、給水所ならぬ給“スイーツ”所で一口デザートが振る舞われる『スイーツマラソン』など、ユニークなランイベントが若者から人気を集めています。
“苦しい・辛い”というイメージが強かったマラソンやランニングにエンターテイメント要素を加え「楽しそうだから走ってみようかな」と思わせるアイデア、すなわち発想の転換力こそが、イベントプランナーに求められるものと言えるでしょう。

観光・文化イベント

地方都市に観光客を誘致するためのPRイベント、社会問題や環境課題を切り口にした講演会やパネルディスカッションなど、行政や各種団体をクライアントにしたイベントもあります。観光客誘致のイベントであれば、「自分の街に観光客を集めたい」という明確な目的があります。
それを達成するには、何をPRすれば観光客に興味をもってもらえるのか=その街の一番の魅力は何かを掘り下げ、その魅力を最も効果的に伝える方法=イベントのしかけを具体的に考えていくことが大切です。
まさに、“魅せる×伝える”プロである、イベントプランナーの腕の見せどころと言えます。

国際イベント

オリンピック、パラリンピック、ワールドカップ、万博、国際会議などの国際的なイベントにおいても、イベントプランナーが企画に大きく尽力しています。
オリンピックの目玉のひとつである開会式や閉会式では、開催国の歴史や文化を世界中にアピールするためのパフォーマンスが繰り広げられますが、そこでどんな演出をおこなうかを舞台・映像・音楽・ダンスなどの専門家とともに考えるのもイベントプランナーの仕事です。
また、オリンピックを盛り上げるためのカウントダウンイベントや協賛企業主催のイベント、各種記者会見発表なども、イベントプランナーが企画・演出をしています。

イベント会場の選定

イベントを開催するためには、必ず「イベント会場」が必要になります。
スタジアム・ホール・ドームなどの専用施設のほか、大型商業施設、アミューズメントパーク、公園や公道などの公共スペースなど、会場はイベントの内容や目的によって変わりますが、どんな会場で実施するのが最も効果的かを考えクライアントに提案するのも、イベントプランナーの役割に含まれます。
例えば、若者をターゲットにした商品を宣伝するためのイベントであれば若者が多く訪れるファッションビルのイベントスペース、ファミリー向けの商品を宣伝するためのイベントであればショッピングモールのイベントスペースと、同じ商業施設であっても目的に応じた使い分けが大切になります。
また、イベントを話題にしてもらうため、あえて意外な会場を選ぶこともあります。例えば、あるスマートフォンのプロモーションイベントで選ばれたのは、東京タワーのすぐそばにある「増上寺」でした。3Dプロジェクションマッピングが増上寺の建物と東京タワーに投影され、観客のスマートフォンと会場がシンクロする演出(ライブ出演者の衣装・会場照明・プロジェクションマッピングに合わせて自分のスマホのディスプレイの色が変化する)でイベント会場は大盛り上がりだったといいます。最新のテクノロジーを駆使した演出と、歴史と伝統ある寺社と言う組み合わせの妙も多くの人の興味を引いたのでしょう。その様子はメディアに取り上げられて、大きな話題になりました。

出演者選定

イベントにおいて、どんなキャスティングが最も効果的なのかを考えることもイベントプランナーの大切な仕事です。
例えば、40~50代の男性出席者が多い社内懇親パーティでは、皆が盛り上がれる90年代にヒットした歌手をゲストに招くなどといった工夫をするそうです。
また、新商品のPRイベントであれば、広くその商品が人の目に届くよう、“潜在視聴率“(ある特定の人物個人がもっているとされる視聴率。これにより出演料も変動する)の高い芸人を選ぶことが多いそうです。

イベントへの導線づくり

せっかく趣向を凝らしたイベントを企画・実施しても、そこに訪れる人がいなくてはイベント本来の目的を達成することはできません。そのため、イベントにお客さんが足を運んでくれるための導線を考えることも、イベントプランナーの重要な役目になります。
まず、ターゲットになる人たちの生活動線をイメージし、その動線上でイベントを実施するのがひとつ。さらに、マスコミへのプレスリリース・メディアへの広告掲載・SNSでの情報発信など、イベント開催までにおこなう宣伝活動もさまざまあります。イベントのターゲットは誰か、その人たちはどこに集まり、どんなメディアを好んで使うのか。
それらを調査・検討し、プランに反映していくことも、イベント企画において重要な視点になります。

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