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秘書

秘書

良きパートナーとして多彩な業務で上司をサポート

仕事内容は、補佐する上司によっても異なるが、一般的には、次の9つの業務になる。(1)スケジュール管理、(2)客の接遇、(3)文書作成と書類のファイリング、(4)事務機器の運用と管理、(5)上司の仕事の下準備と事後処理、(6)社内外の連絡・調整、(7)出張・交際などの手続きと費用の精算、(8)備品の購入、オフィス管理、(9)情報収集と整理など。

秘書のやりがい

どんな職場でも、秘書がサポートするのはトップクラスの人々です。社長や重役なども多く、経営の最前線に接します。緊張感や責任感とともに、高い意識を持って働けることに、やりがいを感じるようです。そして日々の仕事の中で、上司から「ありがとう」という言葉をもらった時に、達成感や満足感が得られます。また、仕事を通して事務処理能力、マナー、コミュニケーション能力が上がっていく実感が得られるのも、やりがいにつながっているようです。

秘書の就職先・働く場所

秘書の働く場所は一般企業、病院や法律事務所などです。一般企業では社長や重役など経営陣のサポートをします。病院では院長、法律事務所では事務所トップについて、業務のサポートをします。どの職場でも上司が本業に専念できるようにサポートするのが仕事です。一般企業では分野を限定せずに幅広い業務をこなし、病院や法律事務所ではその分野のスペシャリストとしての働きが求められる傾向にあります。

  • 保険会社
  • 法律関連事務所
  • 不動産会社
  • ハウスメーカー
  • 調査会社
  • 設計事務所
  • 新聞社
  • 人材派遣会社
  • 情報通信会社
  • 商社・貿易会社
  • 証券会社
  • 出版社
  • コンサルティング会社
  • 広告代理店
  • 銀行
  • 家電メーカー
  • 会計士・税理士事務所
  • OA販売会社
  • 一般企業

秘書の年収・給料・収入

秘書の給料には、明確な基本となる目安のような額はありません。企業や病院、法律事務所など雇い主によって千差万別です。正規雇用の正社員ならば、社内規定により決められた社員給与の額に応じた金額がもらえます。昇給も各社ごとの社内規定により行われます。非正規雇用の派遣社員ならば、派遣元から提示されて、契約した額が支払われます。また、一般的に外資系企業のほうが、給料の水準は高いようです。

秘書の将来の展望

あらゆる企業や団体の活動、事業運営には、秘書は必要です。企業や団体のトップたちが本業に専念できるようにサポートをする秘書の仕事も、なくなることはないでしょう。仕事内容では、上司に言われたことをこなすだけではなく、上司と同じ目線で働くことが求められるようになっていくものと考えられています。経営陣のパートナーとして欠かせない存在となれば、秘書の重要性は、将来的には今以上に高くなっていくと予想されます。また、新たな産業が興れば、秘書の活躍の舞台は増えていくと考えられています。

秘書になるには

秘書になるには、一般企業、病院や各種法律事務所などに就職することから始まります。採用試験受験にはある程度の学歴が必要になることがほとんどなので、大学・短大卒業や専門学校卒業が望まれます。一般企業であれば、秘書志望者に出身学部・学科が厳密に問われることはほぼありません。在学中に、秘書技能検定の1級(必要な試験・資格詳細参照)を取得しておくと、就職試験の際に有利になるケースがあるかもしれません。

秘書の適性・求められる力

秘書は上司が業務に専念できるよう、周辺で発生するすべての庶務全般をこなさなければなりません。電話対応・メールの処理・文書作成と管理・スケジュール管理など扱う仕事の幅は広く、それらを的確にスピーディーにこなす事務処理能力は必須です。特にパソコンスキルは大切です。また、上司の指示を正しく理解し、行動するために、ビジネス関連の知識やビジネス用語を身につけておくことも求められます。

秘書の学校の選び方

初めからすべての秘書業務をそつなくこなすことは、ほぼ不可能です。実務を経験しながら技能を習得し、習熟して一人前の秘書に成長していきます。技能の習得・習熟の基となるのは、学校で学んだ一般教養やさまざまな基礎的・専門的な知識です。その裏付けがあって初めて、現場で出合ういろいろな問題や課題に向き合うことができます。秘書として働くには学校での学習が大切です。学びの場としては、大学・短大、専門学校があります。

秘書技能検定

事務の仕事に役立つビジネス知識を身につける秘書のスタンダードライセンス

仕事内容が幅広く、さまざまな技術力や技能が求められる秘書。秘書技能検定は、文書の作成やファイリング、スケジュール管理、マナー・接遇など、秘書として必要な基本能力を試す。試験は4ランクに分かれており、毎年20万人近い人が受験する。認知度は高く、多くの企業で資格手当が出たり、人事考課の材料とされている。一般常識や言葉づかいなどビジネスシーン以外でも役立つ知識・技能が身につくため、学生の受験者も多い。

秘書技能検定の就職先

各企業で事務職のスペシャリストとして活躍できる。また、就職・転職の際に考査条件として秘書検定を示す企業もあるので、準1級以上を取得していれば、就職試験の際にメリットがあるといえるだろう。

秘書技能検定をとるには

秘書技能検定の受験資格

制限なし。準1級と2級、2級と3級は同時に受験することも可能。

秘書技能検定の合格率・難易度

合格率
71.5%(3級)、58.4%(2級)、35.6%(準1級)、35.0%(1級)
※2015年11月8日(第107回)実施分

資格団体

(公財)実務技能検定協会
電話:03-3200-6675
URL:http://jitsumu-kentei.jp/HS/index
秘書士

事務職のスペシャリストとしての知識や技術を習得

規制緩和、企業の国際化などの進歩が激しいこの頃、有能な秘書はますます必要とされている。秘書に求められる能力も高度な教養と適応力、行動力と柔軟性など幅広い。秘書士は、全国大学実務教育協会の会員校で指定の必修科目および選択科目を履修することで取得できる。ワープロ・表計算・データベースソフト利用の基礎技能や言語表現の適正な運用能力などとともに、会社の組織や情報の流れを理解する力を習得したことを認定する。

秘書士の就職先

秘書としてはもちろん、事務職のプロとして活躍できる。資格取得者には特別に手当を支給する企業もある。外資系企業では、秘書に必要な応用能力やコミュニケーション能力への評価は高く、専門職として採用されるケースもあるだろう。

秘書士をとるには

秘書士の受験資格

全国大学実務教育協会に入会する大学・短期大学で所定の科目を履修し単位を修得すれば取得できる。規定科目には必修科目と選択科目があり、必修で2科目4単位以上、選択で12単位以上を修得することが資格認定の条件となっている。

秘書士の合格率・難易度

合格率

※大学・短期大学で単位取得後認定されるものなので試験がない為合格率は出していない

資格団体

(公財)実務技能検定協会
電話:03-5226-7288
URL:http://www.jaucb.gr.jp/
CBS【国際秘書】検定

バイリンガル・セクレタリーとしての実力を評価

外資系企業などで数カ国語を使う、秘書業務のエキスパートたちの実力を評価する資格で、(社)日本秘書協会が認定する。1次のプライマリー試験は、3科目に合格すると「準CBS」として認定される。「CBS」として認定される2次のファイナル試験は、4科目合格が必要で、日本人と外国人による2カ国語での個人面接も含まれる。受験者の大半は実務経験者で、一般的には合格までに2~3年はかかる。

CBS【国際秘書】検定の就職先

外資系企業や海外との取引がある国内企業でも認知度は高く、取得すれば就職の武器になるだろう。

CBS【国際秘書】検定をとるには

CBS【国際秘書】検定の受験資格

プライマリー試験は制限なし。ファイナル試験はプライマリー試験合格者のみ。4年以内に全試験科目に合格することが必要。

CBS【国際秘書】検定の合格率・難易度

合格率
71%(プライマリー試験)、27%(ファイナル試験)
※ファイナル2015年度  ※プライマリー2015年度秋

資格団体

(一社)日本秘書協会 CBS検定事務局
電話:03-5772-0701
URL:http://www.hishokyokai.or.jp
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