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秘書の1年目はどうだった?

秘書の1年目はどうだった?

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企業によっては新卒1年めでいきなり役員担当の秘書を任されることがあります。その場合、新人としてどのような1年めを過ごすのでしょうか。また、1年めを経験して大変だったこととはどのようなことでしょうか。ある秘書に1年めの秘書業務の経験について聞きました。

新人でも秘書業務に変わりはない

社会人1年めでもいきなり秘書業務を担当することがあります。何名もの秘書が所属する秘書室に配属されて、役員秘書を任されるパターンです。この場合、新人でも秘書業務に変わりはないため、先輩からの指導を受けながら実践していくことになります。
企業によってはスパルタ的な教育で、先輩の見よう見まねで仕事を覚えなければならないこともありますが、時代とともに考え方が変わり、企業側も教育に力を入れるようになっています。この秘書も以前、自分がきちんとした教育訓練を受けず苦労した経験から、後輩の育成に力を注ぐようになりました。たとえ、秘書の経験がない人でも、素直に人の話を聞くことや気遣いができるなどの素質がある人は、育つのも早いそうです。自分が担当する役員とは関係のない雑務もありますが、臨機応変に対応することが求められます。
1年めはまず、覚えていくことからスタートします。単に暗記をするのではなく、実際に業務を行いながら覚えます。会食の予約をする場合のお店やコース内容、得意先に持っていくおみやげ(例えばお酒の銘柄など)など、細かいことがいろいろあるので、先輩に確認をしながら進めます。ゴルフの予約やコンペの手配など、ゴルフをしたことがない人はわからないことも多々ありますが、やっていくうちに慣れていきます。こうして、秘書として経験値を増やしていくのです。

秘書として1年めに大変だったこと

役員のスケジュール管理、電話や来客の対応、書類作成に諸手配など、秘書業務は多岐にわたり、臨機応変さも必要になります。秘書1年めにある秘書が大変だと思ったのは、仕事の優先順位がつけられなかったことでした。
当時は2名の役員を担当していましたが、役員は両方とも多忙を極めていて、どちらの役員の仕事を先に処理すべきかが判断できなかったのです。社外、社内を問わず、さまざまなところから会議やイベントなどの役員のスケジュールが申し込まれ、どう対応していいかわからなくなってしまいました。
どちらを優先するべきなのか…。自分では判断できず途方にくれてしまい、結局、先輩秘書に相談することにしました。先輩秘書からは「どちらも優先の場合は、緊急性のある案件の判断を上司に確認して進めること。もし、一人で無理な場合はほかの秘書に事情を説明して、協力してもらうこと」というアドバイスをもらいました。アドバイスに従ったおかげで、その仕事は無事に終了しました。
わからないことを一人で抱え込んでも何も解決しません。“判断に迷った場合はすぐに先輩の秘書に聞く”、という素直な対応が仕事を停滞させないコツだと学びました。

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