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秘書が仕事をするときの心がけ

秘書が仕事をするときの心がけ

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秘書として仕事をするにあたって、日頃からどのような心がけで業務に取り組んでいるのでしょうか。勤務する企業によって違いはあるのでしょうか。いくつかの企業で勤務してきた経験をもつある秘書に、モチベーションを常にもち続ける秘訣などについて、聞きました。

企業のイメージアップに貢献したい

ある秘書はこれまで、数社の企業で仕事をしてきました。スポーツ関係や建築関係の企業、広告代理店などです。いずれの企業でも心がけてきたことは同じだと言います。
 秘書は役員の前に、まずお客さまと顔を合わせます。その際に良くないイメージをもたれるようでは秘書として失格です。あるときは会社を代表する顔ともなりますから、どんなときも、ホスピタリティを大切にして、企業のイメージアップにつながるような気配りを心がけています。目指しているのは「あの秘書がいるからあの会社に行きたい」と思われるような秘書だと話してくれました。
 さらに、後輩に対しては、常にお手本になるように心がけて業務を行っているそうです。向上する意欲をもっていると人間はどんどん変わることができ、やがてそれが自信にもつながります。秘書という仕事を通じて、少しでも変化していくことが楽しいと感じるだけでなく、モチベーションアップにもつながっているそうです。

役員の仕事が円滑に進むことが大前提

秘書として役員が業務を常に円滑に進められるよう、スピーディかつ正確に補佐をすることが求められます。この秘書は、これまでにいろいろな役員の担当秘書をしてきて、それぞれの個性に合わせることの難しさや楽しさを感じてきました。コミュニケーション能力は当然必要ですし、役員も人間ですから、その日の体調や機嫌の良し悪しがあります。性格を踏まえて、そのときの気分を汲み取って、話しかけるようにしています。
ご機嫌が悪そうな朝はコーヒーを出したときにそっと様子をうかがいます。おしゃべり好きな役員には耳を傾け、おとなしい役員が少しでも話をしてくれたときは、話題を提供して会話を盛り上げます。また、役員の話が脱線したときは、会食の時間に遅れないようにクールな対応でさとすこともあります。いずれにしても、役員の体調や気分を推し量り、少しでも気持ちよく仕事ができるようにうまく対処していくことが、秘書にとって大前提の役割だと考えます。
また、役員との相性もあります。ときには、あまり合わないと感じる役員の担当になることもありますが、そう思ってしまっては仕事になりません。そんなときこそ、冷静沈着に仕事を進めます。きちんと業務をこなしていれば、担当秘書として認めてもらえ、役員にもスムーズに仕事をしてもらえるからです。役員には常に敬意を払って、誠実に対応するようにしています。
役員が外出の予定がない日は、業務時間のほぼ1日を一緒に過ごすことになります。仕事を通じてさまざまな会話をしているうちに、やはりお互いに気心が知れてきます。すると、おもしろいもので仕事がさらにうまく回るようになります。秘書として、さまざまなことに気をつけるように心がけることで、役員の仕事がうまくいって功績を残します。ひいては会社全体での成功につながっていくのです。それはとても興味深いことであり、秘書としての仕事のだいご味かもしれません。

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